Backoffice Mitarbeiterin / Praxisadministration & Patientenservice (50 %)
Arbeitsort: Reinach BL
Pensum: 50 % (Montag bis Freitag, jeweils vormittags)
Vertragsart: Festanstellung
Organisation mit Struktur und Verantwortung
Für die Physiobox swiss GmbH suchen wir eine zuverlässige, organisierte und selbstständige Persönlichkeit für unser Backoffice.
- Patientenadministration & Terminmanagement
- Telefonische Betreuung von Patienten und Interessenten
- Aktive Terminvereinbarung und optimale Auslastung der Therapeuten
- Erfassung von Neuaufnahmen im Praxissystem
- Organisation und Koordination von Erst- und Folgeterminen
- Bearbeitung von Terminverschiebungen und Terminabsagen
- Verwaltung von Wartelisten und freien Terminkapazitäten
- Dokumentation von Patientenkontakten und Terminänderungen
- Überwachung der Einhaltung der 24-Stunden-Abmelderegel
- Erfassung von Krankheitsmeldungen und kurzfristigen Terminänderungen
- Verordnungs- & Versicherungswesen
- Erfassung und Kontrolle von Physiotherapieverordnungen
- Vorbereitung und Einreichung von Kostengutsprachen
- Kommunikation mit Krankenkassen und Versicherungen
- Überwachung von Langzeit- & Folgeverordnungen
- Kontrolle der Vollständigkeit von Verordnungen und Versicherungsangaben
- Backoffice & Administration
- Bearbeitung von E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
- Pflege und Verwaltung digitaler Dokumente
- Stammdatenpflege in den eingesetzten Systemen
- Erstellung und Aktualisierung von Vorlagen, Listen und Dokumentationen
- Mitarbeit bei Projekten und Prozessoptimierungen
- Organisation sowie Vor- & Nachbereitung von Sitzungen
- Praxisorganisation
- Sicherstellen eines reibungslosen Praxisbetriebs
- Kontrolle und Vorbereitung der Praxisräume
- Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und Bestellungen
- Koordination wiederkehrender organisatorischer Aufgaben
- Unterstützung unserer Standorte bei administrativen Anliegen
- Rechnungs- & Debitorenmanagement
- Kontrolle offener Rechnungen vor Terminvergaben
- Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung
- Dokumentation von Sonderfällen gemäß internen Richtlinien
Arbeitszeiten
50 % Pensum
Montag bis Freitag
jeweils vormittags
ca. 07:00 bis 11:00/12:00 Uhr
Was du mitbringst
- Kaufmännische Ausbildung (KV EFZ) oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Administration, Praxisorganisation oder Gesundheitswesen von Vorteil
- Du sprichst fließend Deutsch sowie Englisch in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office 365 und digitalen Systemen
- Rasche Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
- Discretion und Verantwortungsbewusstsein
- Freude am Telefonieren und an der Kommunikation mit Menschen
Was dich auszeichnet
- Du arbeitest strukturiert, exakt und zuverlässig.
- Du behältst auch in hektischen Situationen den Überblick.
- Du telefonierst gerne und trittst freundlich sowie souverän auf.
- Du gehst offen auf Menschen zu und kommunizierst serviceorientiert.
- Du bleibst auch bei Einwänden oder Absagen motiviert und professionell.
- Du denkst mit und erkennst Verbesserungspotenzial.
- Du arbeitest gerne eigenverantwortlich.
- Du fühlst dich in einem digitalen Arbeitsumfeld wohl und arbeitest dich in neue Programme ein.
Was dich erwartet
- Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Moderne digitale Arbeitsmittel
- Kurze Entscheidungswege
- Selbstständiges Arbeiten mit viel Eigenverantwortung
- Ein wertschätzendes und familiäres Team
- Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
- Langfristige Perspektive in einem wachsenden Gesundheitsunternehmen
- Arbeitsplatz mit Sinn – wir helfen Menschen, ihre Lebensqualität zurückzugewinnen.
- Hochwertiger Kaffee – keine Kompromisse.
Interessiert?
- Wir suchen keine perfekte Bewerbung – sondern die passende Persönlichkeit.
- uns:
- deinen Lebenslauf & relevante Zeugnisse
- und erzähle uns in wenigen Sätzen: Wer bist du? Warum möchtest du Teil unseres Teams werden? Was bringst du mit, das man nicht aus deinem Lebenslauf herausliest?